1 接受团组来访申请

各学院、各部门如需接待国外来访团组，应至少提前一周将《天津理工大学外事接待活动申请表》和《天津理工大学外事接待活动安排表》报送国际交流处。写明来访团组的情况、与我校的合作关系、活动日程安排。 

2 呈报校领导审批

国际交流处将申请材料呈报主管校长予以审批。 

3 确定接待日程

经校领导批准后，由国际交流处确定详细接待日程安排，包括接待地点、参与接待人员、具体活动安排以及用餐、用车、等具体事宜。 

4 向相关单位反馈接待日程安排

国际交流处就确定的详细接待日程向相关单位反馈。 

5 各相关单位根据接待日程做好准备工作

根据接待活动的日程安排，国际交流处协同各相关单位及有关部门做好各项接待准备工作。包括布置会场、准备礼品、通知参加会见人员等。 

6 接待工作结束后，相关文件存档

接待活动结束后，有关单位提交《天津理工大学外事接待活动总结表》，国际交流处负责填写“国际交流来访团组接待登记表”，以存档备查。所签署的协议书、意向书等文件，国际交流处负责存档。